【例文あり】履歴書をメールで送る時の正しいマナーとは？　注意点なども解説

令和においても履歴書は封筒での郵送が一般的ですが、企業先によっては「メールに添付してください」といった指示があります。

そのような場合、企業先の指示に則ってメールで履歴書を送ります。

ですが、ふと気になるのが「履歴書をメールで送る場合の正しいマナー」です。

履歴書を送るとき、どのような形式がベストなのか、この記事では履歴書をメールで送るときの注意点など、ポイントについてご紹介します。

履歴書をメールで送る際のチェックポイント

郵送と同様、メールで履歴書を送付する際に気をつけたいのは以下の点です。

封書でもそうですが、メールの場合簡単に遅れてしまうため、つい「油断してしまった」という事があります。

履歴書をメールで送る前にはぬけもれがないか、いま一度確認をしておきましょう。

見本｜履歴書をメールで送る際の内容

履歴書 をメールで送るときは、以下のような文言を添えて提出します。

件 名

• 履歴書等送付の件（山田 花子）
• 〇〇職エントリーの件/履歴書（山田花子）添付

または企業から指定のあった件名で送付します。

（見本）メール本文

株式会社○○○○
採用 ご担当者 様

 

初めまして、山田 花子と申します。この度はご連絡をありがとうございました。

 

ご指示いただきました通り、履歴書と職務経歴書を本メールに添付しております。ご確認いただけますと幸いです。

 

添付の資料にはセキュリティを考慮してパスワードを設定しております。

 

パスワードはこの後のメールにてお送りいたしますのであわせてご確認をお願い申し上げます。

パスワードを設定した場合。まずは履歴書を送付し、追ってメールとパスワードを伝えるます。

ですのでメールは二回送付となりますが、失礼ではありません。

このような対応は、実際の職場でもセキュリティを考慮してやり取りをしている場合には一般的な手法となりますので、ぜひ覚えておきましょう。

著名欄もつくって入れておくとより丁寧

メール末文には著名を入れておくとより丁寧です。以下のようなものが一般的です。

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山田 花子
〒111-2222
大阪府大阪市区〇〇 １丁２ー３３−
携帯：080-0000-0000
E-mail：hanako@xxxx-yyyy.com
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履歴書のファイル名はPDFが基本

履歴書をメールで送付するように指示された場合「どんなファイル形式を選べばいいのだろう」と疑問に思いますよね。

基本的にはPDFが最も推奨される方法です。

ただし、もしWordやExcelのテンプレートを先方から渡された場合、そのフォームを使用することをおすすめします。

PDFは、もしあなたがすでにWordなどで履歴書を作っていた場合でも、PDFファイルに変換することで、第三者が修正できなくなるだけでなく、レイアウトを保ったまま印刷できるメリットがあります。

パソコンを所有していない場合でも、コンビニなどでPDF形式の履歴書を作成できるますので、送付する前に操作方法を確認してみる事をおすすめします。

履歴書を送るのは「一週間以内」に

企業先から履歴書でメールを送るように言われた場合、一週間以内に送るようにしましょう。

理由は、求職者であるあなたのモチベーションを知らせるとともに、先方の人事選考が速やかに進むようにするためです。

企業は迅速な意思決定を求める傾向が強まっています。求人が出されると、多くの応募者が集まります。

これに応じる姿勢を示すことは、あなたの意欲やプロフェッショナル意識をアピールする良い機会となるでしょう。じっさい「一週間以内に」と伝てくるケースがほとんどです。

スピード感を持って行動することで、自分の魅力をより効果的に伝えることができるので、早め早めが有利です。

ファイル名には名前や日付をいれる

添付する履歴書や職務経歴書のファイル名には、厳密なルールというものは存在しません。

ですが、適当な名前を付けて良いわけではありません。

ですので、ファイル名から瞬時に応募者の名前や提出書類の種類を把握できるような名前をつけましょう。おすすめは以下の通りです。

もし企業先から名前の指定があった場合には、それに則って作成しましょう。

ファイル名に日付を含めることは一般的な方法ですが、その場合は実際にメールを送信する日付を反映させることが大切です。

必ずパスワードを設定して送付する

PDFファイルを安全に送るためにはフォルダを圧縮し、適切なパスワードを設定することが大切です。

ファイルを圧縮する際には、利用しているPCに搭載されている標準機能を利用します。

もし利用しているパソコンにファイルを圧縮する機能がインストールされていない場合、インターネット上で無料または有料の圧縮ソフトをダウンロードて使いましょう。

この際、信頼性のあるウェブサイトからダウンロードすることが重要です。

まとめ

転職を成功させるためには、受け取る側が一目で分かるように、氏名や連絡先情報を正確に記入し、スパムフォルダーに振り分けられないように適切な件名を設定する必要があります。

ですので、ぜひ添付のマナーを自分の転職活動に取り入れてみてください。

とくにスマートフォンから送付する場合には、メールの改行などにも気をつけましょう。

ぜひ、転職のスタートである履歴書送付をスムーズに行って、次のステップへと進んでくださいね♪